Personvern

Havila Biogass AS respekterer personvernet ditt og behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernregelverk, inkludert GDPR og Personopplysningsloven.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler når du besøker nettstedet vårt, er i kontakt med oss, representerer en av våre forretningsforbindelser, eller besøker våre fysiske anlegg. Erklæringen beskriver også hvorfor vi behandler opplysningene, hvem vi deler dem med, hvor lenge de lagres, og hvilke rettigheter du har. Behandling av personopplysninger om ansatte, innleid personell og jobbsøkere omfattes ikke av denne erklæringen, og de berørte får egen informasjon om dette.

1. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Havila Biogass AS er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. Dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på: 

• E-post: privacy@havila.no

• Postadresse: Havila Biogass AS, Postboks 215, 6099 Fosnavåg, Norge
  
  

2. Hvilke personopplysninger vi behandler, formål og behandlingsgrunnlag

Hvilke personopplysninger vi behandler om deg, avhenger av hvordan du samhandler med oss:

a) Henvendelser og kommunikasjon

Når du tar kontakt med oss via e-post, telefon, kontaktskjemaer på nettstedet eller gjennom digitale kanaler, behandler vi navn, kontaktopplysninger (e-postadresse, telefonnummer), virksomhetstilknytning og innholdet i henvendelsen din.

• Formål: Å besvare og følge opp din henvendelse.

• Behandlingsgrunnlag: Vår berettigede interesse i å besvare henvendelser og yte god service til interessenter og potensielle samarbeidspartnere (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), eller for å gjennomføre tiltak på din forespørsel før en eventuell avtaleinngåelse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

b) Administrasjon av kunde-, leverandør- og samarbeidsforhold (B2B)

Dersom du er kontaktperson hos en eksisterende eller potensiell kunde, leverandør eller annen samarbeidspartner, behandler vi navn, stilling, virksomhetstilknytning, kontaktinformasjon og relevant korrespondanse eller avtaledokumentasjon. Vi kan også innhente slike kontaktopplysninger fra offentlig tilgjengelige registre, selskapers nettsteder eller andre forretningsforbindelser som setter oss i kontakt med deg.

• Formål: Å administrere kundeforhold, leveranser, innkjøp, prosjekter og løpende forretningsrelasjoner, samt å følge opp relevante forretningsmuligheter.

• Behandlingsgrunnlag: Vår berettigede interesse i å administrere avtaler og ivareta forretningsrelasjoner med virksomheten du representerer (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Dersom du har en direkte avtale med oss som enkeltpersonforetak/privatperson, er grunnlaget oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b). Oppbevaring av transaksjons- og regnskapsdata skjer for å oppfylle rettslige forpliktelser etter blant annet bokføringsloven (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c).

c) Nyhetsbrev, skjemaer og undersøkelser

Når du abonnerer på nyhetsbrev, fyller ut skjemaer på nettstedet eller deltar i undersøkelser, behandler vi navn, e-postadresse, virksomhetstilknytning og de svarene eller opplysningene du selv velger å oppgi.

• Formål: Å sende ut nyhetsbrev og relevant informasjon, eller å innhente tilbakemeldinger.

• Behandlingsgrunnlag: Nyhetsbrev sendes på grunnlag av ditt samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a og markedsføringsloven § 15). Til eksisterende kunder kan vi sende elektronisk markedsføring om tilsvarende produkter og tjenester uten særskilt samtykke, så lenge du ved innsamlingen og i hver henvendelse får en enkel og gebyrfri mulighet til å reservere deg (markedsføringsloven § 15 annet ledd og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Undersøkelser og tilbakemeldinger behandles på grunnlag av vår berettigede interesse i å forbedre tjenestene våre (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrev eller trekke tilbake samtykket ditt.

d) Drift, sikkerhet og analyse av nettstedet

Når du besøker nettstedet vårt, registreres teknisk informasjon om enheten og nettleseren din, inkludert IP-adresse, nettlesertype, tidspunkt for besøk og hvilke sider som benyttes.

• Formål: Å sikre stabil og sikker teknisk drift av nettstedet, samt (dersom du samtykker) å utarbeide statistikk og analyse for å forbedre innholdet og brukeropplevelsen.

• Behandlingsgrunnlag: Behandling som er teknisk nødvendig for å drifte og sikre nettstedet bygger på vår berettigede interesse i informasjonssikkerhet og stabil drift (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Behandling av opplysninger til statistikk og analyse via ikke-nødvendige informasjonskapsler skjer kun på grunnlag av ditt aktive samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a og ekomloven).

e) Kameraovervåking på våre anlegg

Ved våre fysiske biogassanlegg og lokasjoner kan det benyttes kameraovervåking. Områder som er overvåket er tydelig merket med skilt på stedet.

• Formål: Å ivareta sikkerheten for ansatte, besøkende og anlegg, forebygge farlige situasjoner, samt forebygge og oppklare ulykker, hærverk, tyveri eller uautorisert adgang.

• Behandlingsgrunnlag: Vår berettigede interesse i å beskytte ansatte, besøkende, anlegg og verdier og å forebygge farlige situasjoner ved anlegg som håndterer brennbar gass (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), jf. personopplysningsloven § 31 og forskrift om kameraovervåking i virksomhet.

f) Besøk og adgangskontroll ved anleggene:

Når du besøker våre anlegg som gjest, leverandør eller sjåfør, kan vi registrere navn, virksomhetstilknytning, kontaktopplysninger, tidspunkt for ankomst og avreise, eventuelt kjøretøyets registreringsnummer og dokumentasjon på gjennomført sikkerhetsinstruks.  

• Formål: Å kontrollere adgang til anleggene, ha oversikt over hvem som befinner seg på området ved en eventuell nødsituasjon, og sikre at besøkende har fått nødvendig sikkerhetsinformasjon.  

• Behandlingsgrunnlag: Vår berettigede interesse i å ivareta sikkerheten for personer og anlegg, samt for å oppfylle lovpålagte krav til helse, miljø og sikkerhet (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c).

   

3. Informasjonskapsler (Cookies) og tekniske verktøy

Nettstedet bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologi:

• Strengt nødvendige informasjonskapsler: Disse er påkrevd for at nettstedet skal fungere teknisk og sikkert, og kan ikke slås av.

• Statistikk og analyse: Ikke-nødvendige informasjonskapsler brukes først når du har gitt et frivillig, spesifikt, informert og utvetydig samtykke. Du kan velge hvilke kategorier du vil godta gjennom nettstedets samtykkeløsning, og du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt like enkelt som du ga det.

Vi benytter følgende sentrale verktøy på nettstedet:

• HubSpot: Nettstedet benytter HubSpot som publiseringsplattform (CMS), til kontaktskjemaer og til administrasjon av samtykke til informasjonskapsler. Opplysninger du sender inn via skjemaer på nettstedet, behandles i HubSpot på vegne av Havila Biogass AS. Dersom du samtykker til statistikk og analyse, kan HubSpot også registrere hvilke sider du besøker og knytte dette til opplysninger du senere sender inn via skjema. Slike informasjonskapsler fra HubSpot aktiveres ikke uten samtykke.

• Google Tag Manager: Brukes til å administrere tekniske skript og styre aktivering av analyseverktøy på nettstedet basert på de valgene du gjør i samtykkeløsningen.

• Google Analytics: Dersom du samtykker til informasjonskapsler for statistikk og analyse, bruker vi Google Analytics, levert av Google Ireland Limited, for å forstå hvordan nettstedet brukes (f.eks. hvilke sider som besøkes og hvordan brukere navigerer). Verktøyet aktiveres først når gyldig samtykke er gitt. Opplysningene kan bli overført til Google LLC i USA, se nærmere om overføringer utenfor EU/EØS nedenfor.

Nærmere oversikt over hvilke informasjonskapsler som er i bruk og deres varighet, finner du i nettstedets samtykkeløsning. 

4. Hvem vi deler personopplysninger med

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig for formålet og vi har et gyldig grunnlag for det:

• Databehandlere og IT-leverandører: Vi bruker eksterne leverandører til blant annet drift av nettsted, IT-systemer, CRM og analyse (herunder HubSpot og Google). Disse opptrer som våre databehandlere og kan kun behandle personopplysninger etter instruks fra oss og i henhold til inngåtte databehandleravtaler.

• Konsernselskaper: Havila Service AS leverer felles støttetjenester til selskapene i Havila-konsernet og behandler i den forbindelse personopplysninger på vegne av Havila Biogass AS som databehandler. I tillegg kan vi dele nødvendige opplysninger med andre selskaper i Havila-konsernet (morselskap og søsterselskaper) i den grad det er nødvendig for interne administrative formål, felles støttetjenester eller oppfølging av leveranser og avtaleforhold (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).

• Rådgivere, samarbeidspartnere og forsikringsselskaper: Vi kan dele opplysninger med profesjonelle rådgivere (som revisorer og advokater), forsikringsselskaper eller samarbeidspartnere når dette er nødvendig for å håndtere risiko, opprettholde forsikringsdekning, innhente rådgivning eller fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

• Offentlige myndigheter: Vi utleverer personopplysninger til offentlige myndigheter (som skattemyndigheter, tilsynsmyndigheter eller politi) dersom vi er pålagt dette ved lov. Opptak fra kameraovervåking kan i tillegg utleveres til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker.

Overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS: Enkelte av våre underleverandører (som HubSpot og Google) kan behandle personopplysninger i, eller gjøre dem tilgjengelige fra, land utenfor EU/EØS. Når slik overføring skjer, sørger vi for at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag i samsvar med GDPR kapittel V – for eksempel at EU-kommisjonen har truffet en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (som EU-US Data Privacy Framework), eller gjennom bruk av EUs standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses - SCC) kombinert med nødvendige sikkerhetstiltak. Du kan kontakte oss for mer informasjon om gjeldende overføringsgrunnlag.

5. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Vi lagrer aldri personopplysningene dine lenger enn det som er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for, med mindre vi er lovpålagt å oppbevare dem lenger:

• Henvendelser: Opplysninger fra generelle henvendelser som ikke leder til et avtaleforhold, slettes når henvendelsen er ferdig behandlet og det ikke lenger er behov for videre oppfølging.

• Kunde-, leverandør- og avtaleforhold: Opplysninger knyttet til forretningsforbindelser og kontrakter lagres så lenge avtaleforholdet varer, og deretter så lenge det er nødvendig av hensyn til potensielle rettskrav, garantier eller dokumentasjonsplikt.

• Regnskaps- og transaksjonsdata: Dokumentasjon som er lagringspliktig etter bokføringsloven og skattelovgivningen, oppbevares i henhold til lovens krav (normalt i 5 år etter regnskapsårets slutt).

• Samtykkebasert behandling og analyse: Opplysninger som behandles på grunnlag av samtykke (f.eks. nyhetsbrev), slettes dersom du trekker samtykket tilbake. Dokumentasjon på gitt samtykke lagres så lenge det er nødvendig for å kunne påvise etterlevelse. Analyseopplysninger fra nettstedet slettes i henhold til lagringsinnstillingene i de aktuelle verktøyene.

• Kameraovervåking: Opptak fra kameraovervåking på våre anlegg slettes senest sju dager etter opptak, med mindre det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker.

• Besøk og adgangskontroll: Opplysninger fra besøksregistrering og adgangskontroll ved våre anlegg slettes når de ikke lenger er nødvendige for sikkerhets- og beredskapsformål, mens dokumentasjon på gjennomført sikkerhetsopplæring lagres så lenge den er gyldig.

6. Dine rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg, har du følgende rettigheter etter personvernregelverket:

• Rett til innsyn: Du kan be om å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og få utlevert en kopi av disse.

• Rett til retting: Du kan kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg blir korrigert.

• Rett til sletting («retten til å bli glemt»): I visse tilfeller kan du kreve at vi sletter personopplysninger om deg, for eksempel dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet.

• Rett til begrensning av behandling: Du kan i enkelte tilfeller kreve at behandlingen av dine opplysninger begrenses.

• Rett til å protestere: Dersom vi behandler opplysninger om deg basert på vår berettigede interesse, har du rett til å protestere mot behandlingen av grunner knyttet til din særlige situasjon. Du har alltid rett til å protestere mot at opplysningene dine brukes til direkte markedsføring, herunder utsendelse av nyhetsbrev og annen elektronisk markedsføring.

• Rett til å trekke tilbake samtykke: Dersom behandlingen bygger på ditt samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake.

• Rett til dataportabilitet: For opplysninger du selv har gitt oss, og som behandles automatisert basert på samtykke eller avtale, kan du i visse tilfeller be om å få disse utlevert i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du sende en henvendelse til privacy@havila.no. Vi vil besvare henvendelsen din uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Dersom henvendelsen er kompleks, eller vi mottar mange henvendelser, kan fristen forlenges med inntil to nye måneder; du vil i så fall få beskjed om forlengelsen og årsaken til den innen én måned. Vi kan be deg bekrefte identiteten din før vi utleverer eller endrer opplysninger.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger. Dersom du ikke oppgir nødvendige kontaktopplysninger, kan vi imidlertid ikke besvare henvendelsen din eller administrere et avtaleforhold med virksomheten du representerer. Vi treffer ingen avgjørelser utelukkende basert på automatisert behandling, herunder profilering, som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg.

7. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi setter likevel pris på om du tar kontakt med oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken og oppklare eventuelle misforståelser.

Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på www.datatilsynet.no.

• Postadresse: Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo

• E-post: postkasse@datatilsynet.no

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer på nettstedet, i tjenestene våre, i måten vi behandler personopplysninger på, eller i gjeldende regelverk. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på nettstedet vårt, og vesentlige endringer vil bli tydelig varslet.